Der Company Secretary ist eine typische Institution des anglo-amerikanischen Rechtsgebiets, die in Zentraleuropa nicht geläufig ist. Daher gibt es auch keine treffende Übersetzung für diesen Begriff. Alle Übersetzungsversuche führen i. d. R. zu einem Missverständnis über die Funktion und Aufgaben eines Company Secretary. Trotz seines Namens ist seine Rolle keineswegs die eines Bürogehilfen oder Sekretärs.
Der Company Secretary ist verantwortlich für die effiziente rechtliche Verwaltung einer Gesellschaft, indem er sicherstellt, dass gesetzliche und behördliche Anforderungen an die Gesellschaft erfüllt und diesbezügliche Entscheidungen des Board of directors (Gremium der Geschäftsführer) umgesetzt werden. Er informiert und berät die Geschäftsführer über ihre rechtlichen Pflichten und Verantwortlichkeiten.
Der Company Secretary ist einer der möglichen Vertreter der Gesellschaft auf rechtlichen Dokumenten, und es ist seine Verantwortung sicherzustellen, dass die Gesellschaft und die Geschäftsführer im Rahmen des Gesetzes handeln. Sie sind weiterhin verantwortlich für die Registrierung von Anteilseignern (shareholder) und der Kommunikation mit ihnen, sicherzustellen, dass beschlossene Dividenden gezahlt werden sowie die handelsrechtlichen Registeraufzeichnungen zu führen, wie Gesellschafterliste, Geschäftsführerliste, Auflistung und Dokumentation von Beschlüssen und Archivierung von formal ordnungsmäßigen Jahresabschlüssen.
Eine Besonderheit des anglo-amerikanischen Handelsrechts ist, dass das amtliche Handelsregister die Daten der Gesellschaft lediglich zu einem jährlichen Stichtag enthält. Es beinhaltet keine Aufzeichnungen von unterjährigen Veränderungen und wird einmal jährlich zu dem bestimmten Stichtag durch das sog. Confirmation Statement aktualisiert. Es fällt daher in die Aufgabe des Company Secretary, die unterjährigen Aufzeichnungen zu führen. Er erfüllt insoweit Funktion des Handelsregisters, und die Öffentlichkeit hat ein Einsichtsrecht in diese Aufzeichnungen, die im Zweifelsfall auch rechtliche Nachweisfunktion haben.
Eine Gesellschaft hat in allen Wirtschaftsbereichen Verantwortlichkeiten auf hohem Niveau einschließlich der Beachtung rechtlicher Grundsätze der Unternehmensführung (Corporate Governance), ihr Verhalten in behördlich reguliertem Umfeld, in Gesellschafterversammlungen und der Befolgung von Vorschriften durch Recht, Behörden und anderer Aufsichtsinstitutionen, bei Berichtserstattung und Rundschreiben an Anteilseigner, der Verwaltung von Arbeitnehmervergünstigungen wie Betriebsrente und Mitarbeiteranteile, dem Management von Unternehmensversicherungen, der Verhandlung von Verträgen, dem allgemeinen Risikomanagement, der Grundstücksverwaltung und bei der Organisation der Erstellung von Jahresabschlüssen und deren Interpretation.
Der Company Secretary ist eine erste Quelle an Rat zum Verhalten und der Führung der Gesellschaft und kann alles abdecken von rechtlicher Beratung zu Interessenskonflikten, über Beratung zu Abschluss- und sonstigen Finanzberichten bis zur Planung der Unternehmensstrategie und -entwicklung.
Im Hinblick auf die wichtige Rolle, die der Company Secretary im Geschäftsleben einer Gesellschaft spielt, muss der Company Secretary für Aktiengesellschaften (PLCs) eine berufsrechtliche Ausbildung und Qualifikation nachweisen.
Seit 8. April 2008 besteht für private companies, wie die Limited, in der UK keine Verpflichtung mehr, einen Company Secretary zu haben, außer es ist der Unternehmenssatzung bestimmt. Wenn eine private Gesellschaft keinen Company Secretary hat, sind dessen Pflichten und Verantwortlichkeiten von den Geschäftsführern der Gesellschaft zu erfüllen. Eine öffentliche Gesellschaft (public company/Aktiengesellschaft, PLC) muss nach wie vor einen formell eingesetzten Company Secretary haben.
Die genauen Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Company Secretary hängen von der Größe und dem Wirtschaftsbereich der Gesellschaft ab, und es gibt keine gesetzliche Bestimmung oder Definition, was diese Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind.
DUNAMIS MIND bietet die folgenden Dienstleistungen in diesem Bereich an:
- Unterjährige Führung des gesellschaftsrechtlichen Registerbuches der Gesellschaft mit den Abteilungen: Sitzadresse, Ort der Aufbewahrung der gesetzlich erforderlichen Unterlagen, Geschäftsführer (director), Shareholder, letztlich Begünstigter der Gesellschaft (Beneficial owner), Eigenkapital (share capital) mit Anteilsklassen und Anteilseigner (shareholder)
- Jährliche Meldung (Confirmation Statement) der gesellschaftsrechtlichen Daten, die im Handelsregister eingetragen sind
- Unterhalt der registrierten Anschrift (registered address)
- Unterstützung bei Beschlussfassungen und deren Dokumentation wie z. B. Ausschüttung von Dividenden
- Gesellschaftsrechtliche Beratung und Betreuung